Ya seas un emprendedor en crecimiento o una empresa con una larga trayectoria; probablemente ya te hayas visto en una encrucijada: qué hacer con las facturas que generan tus actividades comerciales. A pesar de que esta es una duda común, casi todas tienen muy clara la respuesta: conservarlas y archivarlas. La tentación de desecharlas no es una opción, puesto que ello podría generar lamentos más adelante.
La ley tributaria de España es muy clara respecto al tiempo que una empresa debe guardar sus facturas. Y dejando de lado lo molesto y tedioso que puede resultar esto, hay una razón muy importante; estas pueden servir de evidencia de prácticas correctas en posibles inspecciones fiscales. De hecho, conservarlas física o digitalmente puede evitar consecuencias penales. Pero ¿por cuánto tiempo es necesario hacerlo?
¿Qué leyes definen el tiempo que hay que conservar las facturas?
La Ley General Tributaria, el eje central del ordenamiento tributario, establece el tiempo que las empresas deben conservar sus facturas. Pero, en general, existen tres criterios elementales para definir este tiempo de conservación. Estos son: el fiscal (que ordena guardarlas 4 años), el mercantil (que ordena guardarlas 6 años) y el criterio penal (que ordena guardarlas 10 años).
Según el criterio fiscal
En general, la Hacienda establece un tiempo de conservación de facturas de cuatro años; este período coincide con lo planteado en el criterio fiscal de la ley respecto al plazo de prescripción de impuestos. Por lo tanto, este es el mínimo tiempo que las empresas deberían resguardar dicho documento para presentarlo ante alguna investigación. Dicho período inicia cuando se realiza la presentación de los impuestos.
Según el criterio mercantil
Por su parte, el Código de Comercio establece en su artículo 30 un tiempo más extenso para la conservación de facturas. Una empresa debería guardar todos los documentos relacionados con las actividades que realiza durante un período mínimo de seis años; obviamente, esto incluye también las facturas. El período se empieza a contar desde el último asiento contable en los libros.
Según el criterio penal
Es importante destacar que las facturas no solo sirven como prueba de buena fé. A los ojos de los reguladores e inspectores, estas también pueden revelar actividades fraudulentas, como delitos fiscales, y servir como evidencia en procesos penales. Por ello, el Código Penal también las contempla en sus estatutos exigiendo a cada empresa conservarla durante hasta 10 años.
¿Qué facturas debe conservar una empresa?
Según la ley tributaria española, las facturas a conservar son todas aquellas que reflejen obligaciones fiscales de la empresa. Por ejemplo, justificantes de transacciones propias, de compras, de gastos e incluso de inversiones. Por lo tanto, deberían conservarse las facturas de los proveedores, las emitidas a los clientes, las de cobros, de justificantes de pagos, entre muchas otras.
De forma más general, las facturas a conservar son todas aquellas que justifiquen operaciones que generen, soporten o impliquen impuestos. Asimismo, aquellas con la capacidad de alterar la base imponible del IRPF o del Impuesto de Sociedades. Es decir, la empresa debe conservar durante entre 4 y 10 años todas aquellas que tengan consecuencias a nivel fiscal.
¿Cómo se deben guardar las facturas?
Ahora bien, hay más libertad respecto a la forma en que una empresa puede conservar sus facturas. En el pasado, era obligatorio tenerlas durante mucho tiempo en físico. Sin embargo, hoy en día la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) permite hacerlo tanto en papel como en formato digital. Sea cual sea el caso, siempre deben mantener su legibilidad, autenticidad y la integridad de su contenido.
A propósito de ello, los reguladores hacen énfasis en que cada empresa debe almacenar sus facturas de modo que su contenido permanezca impecable. Esto quiere decir que las fotocopias no cuentan como válidas durante una inspección, incluso aunque se hayan sacado directamente de este. De hecho, su digitalización va más allá de un simple escaneo; debe cumplir con un formato muy estricto.
Hoy en día, el almacenaje en físico sigue siendo común, pero muchas empresas están empezando a desecharlo. En su lugar, han optado por la tecnología y servicios en la nube, por lo que han preferido usar herramientas digitales para conservar sus facturas. A ello sumamos la Ley Antifraude; esta exige el uso de software que impida su eliminación a voluntad, lo cual favorece su conservación a largo plazo.