Cuando diriges una empresa que requiere una gran entrada y salida de datos, debes asegurarte de que tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) esté actualizado y sea gratuito de errores. Este sistema se utiliza para integrar y gestionar todo el software y las aplicaciones que utiliza tu empresa para funcionar. Cuanto más software se une al ERP, más importantes se hacen el mantenimiento adecuado y la supervisión constante.
Un ERP realiza varias funciones importantes, como el manejo de la contabilidad, la gestión de materiales, el control de la producción, los recursos humanos y las relaciones con los clientes. Cuando se pasan por alto los errores de un ERP, ya no se puede confiar en estos sistemas para realizar las tareas mencionadas. Si tu empresa empieza a confiar en un software inutilizable, su productividad se verá afectada negativamente, poniendo en peligro la salud de tu negocio.
En este artículo hablaremos de algunos de los errores que pueden producirse en un ERP y de cómo evitarlos y gestionarlos.
Errores de entrada de datos
Uno de los errores más comunes en un sistema ERP es la introducción de datos erróneos. Esto puede ocurrir cuando los datos introducidos en el ERP son incorrectos, incompletos, obsoletos o no pertinentes. Cualquiera de estas condiciones puede afectar negativamente a la precisión del ERP. Este error puede costar a una empresa tiempo y dinero, especialmente cuando se propaga por todo el sistema, ya que requiere una evaluación y corrección de errores de datos que consume mucho tiempo.
Es importante que los representantes estén bien informados sobre qué datos deben introducirse. Una formación eficaz es también primordial a la hora de concienciar a los empleados sobre la importancia de introducir los datos correctamente. Además, tu sistema debe proporcionar una estructura a tus empleados a la que adherirse al introducir datos, por ejemplo haciendo obligatorios ciertos campos. Esto puede ayudar a mantener tu sistema libre de errores de datos.
Inclusión de datos incorrectos
Otro error común al que algunas empresas se enfrentan con su sistema ERP es la inclusión de datos incorrectos. Este error puede producirse cuando los empleados no están adecuadamente informados sobre los datos pertinentes que deben introducirse, lo que conduce a la introducción involuntaria de datos incorrectos en el sistema. Es importante asegurarse de que tu empresa hace un seguimiento claro de los datos que ha confiado a tu ERP.
Esto se puede conseguir mediante la elaboración de directrices precisas que los empleados deben seguir, como se ha mencionado anteriormente. Tu empresa también puede añadir mecanismos para supervisar la nueva entrada de datos y asegurarse de que los datos correctos se introducen realmente. Además, estos mecanismos de supervisión pueden detectar casos de manipulación deliberada de datos, que pueden afectar a la calidad del ERP.
Brechas de seguridad
Los sistemas ERP almacenan una amplia gama de información sensible y dependiente de la seguridad, como datos financieros, detalles de los empleados y listas de clientes, lo que lo convierte en un objetivo especialmente tentador para los hackers. Esto puede provocar la manipulación malintencionada de datos, el acceso no autorizado y las fugas de datos.
Para mitigar esta amenaza, las empresas deben mantener una política de seguridad rigurosa. Esto debe incluir actualizaciones y parches periódicos del software, supervisión y análisis del sistema para cualquier cambio o intrusión inesperados, y formación de los empleados con respecto a lo que pueden hacer para evitar una posible violación de datos.
Problemas de fiabilidad
En algunos casos, un ERP puede dejar de ser fiable. Esto puede ser resultado de unos hardware defectuosos o antiguos, de la falta de mantenimiento de la competencia del programa en las nuevas versiones de software o de la falta de realización de copias de seguridad periódicas.
Si ocurre algo que provoque la situación de «imposibilidad de confiar en», podrías encontrarte con una amplia gama de dificultades, como la pérdida de producciones, errores financieros o un fallo completo del sistema. Reforzar tu sistema con un salvaguarda de datos adecuado y actualizaciones periódicas podría ayudarte a evitar tal circunstancia.
Efectos de los errores
Los efectos de cualquiera de los errores anteriores pueden variar en función de su gravedad. Algunas empresas pueden experimentar un pequeño contratiempo. Sin embargo, si no se controlan los errores de su sistema ERP, éstos podrían convertirse en un problema importante, con la consiguiente pérdida económica, falta de comunicación y pérdida de clientes.
Es fundamental que las empresas vigilen de cerca su ERP y creen mecanismos para detectar y solucionar estos errores comunes. Esto puede adoptar la forma de una política habitual de copias de seguridad, formación para los empleados y sistemas rigurosos de entrada y salida de datos. Por último, es importante que las empresas den prioridad a la seguridad del ERP si quieren confiar en su sistema.
En conclusión, las empresas que confían en los ERP para gestionar su día a día deben cuidar de evitar los errores comunes mencionados anteriormente, antes de que éstos provoquen problemas graves, a menudo irreparables.